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北京服装学院北校区公文处理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为使校区公文处理工作科学化、制度化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据《国家行政机关公文处理办法》和《北京服装学院关于规范院内公文处理的规定》,结合校区公文处理实际情况,特制定本办法。

第二条 校区公文,是校区实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 行政办公室主管校区的公文处理工作。校区各部门应有专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 校区公文常用种类有:

(一)决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或撤消校区不适当的决定事项。

(二)通知

适用于批转下属部门的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下属部门办理和需要相关单位周知或执行的事项,任免人员。

(三)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(四)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(五)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(六)批复

适用于答复校区各部门的请示事项。

(七)规定

适用于对特定范围内的工作和事务制度具体约束力的行为规范。

(八)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由字号、秘密等级、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附注、附件、主题词、报(抄)送单位、印制版记等部分组成。

第九条 以校区名义向外单位报送的公文,以及以校区名义下发的公文,需要使用“北京服装学院北校区发文稿纸”(附件2)。

公文格式一般要求如下:

(一)公文文字采用国家标准A4型(210mm×297mm)打印。

(二)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

公文标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距适当,使用2号小标宋体。

(三)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋体字标识主送单位,回行时仍顶格,最后一个主送单位名称后标全角冒号。

(四)正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

正文在主送单位名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字,年份不能回行。正文使用3号仿宋体字。

(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(六)公文如有附件,应在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.×××××”),附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(七)成文日期以领导签发的日期为准。

用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。

(八)公文除“会议纪要”和印制的有特定版头的普发性公文外, 应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章。

(九)报(抄)送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

(十)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十一)公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行。

第十条 以校区文件形式行文必须有发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全程,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位(即1不编01,不加“第”字)。联合行文,主办单位排列在前,只标注主办单位的发文字号。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要,注重效用。

第十二条 “请示”与“报告”必须严格分开。“报告”中不得夹带请求批示或批准的事项。

第十三条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第五章 发文办理

第十五条 发文办理指以校区名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序(附件4:公文处理流程图)。

第十六条 公文送校区领导签发前,行政办公室应当进行认真审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第十七条 以校区名义的公文,应事先提交校区办公会讨论,由校区主任(或主管副主任)签发。

第十八条 以校区名义的发文,经主管校区领导签发后,方可使用校区印章印发文件。

第十九条 公文正式印制前,行政办公室应当进行校对,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范,确定发文字号、分送单位和印制份数等。经校对需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。公文正式印刷应当做到准确、及时、规范、安全、保密。

第六章 收文办理

第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序(附件4:公文处理流程图)。

(一)签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。

(二)登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。

(三)拟办 行政办公室对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送校区领导批示

(四)请办 行政办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文请主管校区领导批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。

(五)分发 行政办公室根据有关规定或者校区领导批示将公文分送有关校区领导和部门。

(六)传阅 行政办公室根据校区领导批示或者授权,使用“北京服装学院北校区文件传阅单”(附件3)。按照一定的程序将公文送有关校区领导阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文的去向,避免漏传、误传和延误。

(七)承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请校区主任审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请校区主任审批。

(八)督办 行政办公室对公文的承办情况进行督促检查。督办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时督办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向校区领导反馈办理情况。

第二十一条 上级部门下发的文件、其他单位寄送给校区的文件、校区内部公文由行政办公室负责按照收文程序处理,各部门不得直接报送校区领导。各部门参加会议带回的文件,应交送行政办公室,按照收文程序办理。

第二十二条 公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请校区领导批阅的传真件,应当复制后办理。

第二十三条 收到需要办理的公文,行政办公室应当进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第二十四条 经审核,对不符合本办法规定的公文,经行政办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。对符合本办法规定的公文,行政办公室文秘人员登记后,由办公室负责人提出拟办意见,送校区领导批示后办理。

第二十五条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人署名或圈阅的视为同意。

第二十六条 校区领导批阅的公文,批阅后,不得随意横传,应当及时退回行政办公室,由文秘人员按规定程序办理。

第二十七条 报校区领导批示或转请有关部门办理的公文,行政办公室要及时送交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

第二十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的办公室并说明理由。

第七章 公文管理

第二十九条 公文由行政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十条 校内办公信息系统发布或以电子邮件形式发送的公文,应当履行公文处理相关程序,并同印发的纸制公文具有同等效力。

第三十一条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十二条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档,并按照规定定期向学校档案科移交。个人不得保存应该归档的公文。

第三十三条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,以便于保管和利用。

第三十四条 印制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 附则

第三十五条 本办法适用于校区各部门。

第三十六条 本办法由行政办公室负责解释。

第三十七条 本办法自校区办公会讨论通过后公布之日起施行。过去有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

附件:1. 北京服装学院北校区发文稿纸有关栏目填写说明

2. 北京服装学院北校区发文稿纸

3.北京服装学院北校区文件传阅单

4.公文处理流程图

北京服装学院北校区

二○○九年五月二十五日

北京服装学院北校区发文稿纸有关栏目填写说明

北京服装学院北校区发文稿纸

北京服装学院北校区文件传阅单

公文处理流程图

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